CSVからPDF帳票を作りたい、という相談では、最初にPDFの見た目を作り始めると詰まりやすいです。請求書、納品書、検品表、商品一覧レポートのどれでも、先に決めるべきなのは「どのCSVの、どの行を、何単位で、どのPDFに出すか」です。
まず何が起きているか
CSVには注文単位、商品単位、明細単位、在庫単位などが混ざります。1行が1商品なのか、1注文の1明細なのかを曖昧にしたままPDFを作ると、合計金額がずれる、同じ注文が複数枚に分かれる、備考欄が出ない、といった問題が起きます。帳票はデザインより先にデータの単位を決める作業です。
よくある原因
- 元CSVが毎回同じ列構成とは限らない
- 商品名、SKU、数量、金額の列名がシステムごとに違う
- 1つのPDFにまとめる単位が注文番号なのか顧客なのか決まっていない
- 税込、税抜、送料、値引きの扱いが後回しになっている
- PDF化後に手で追記する欄が残っている
最初に決める項目
- 元CSVの種類と出力元システム
- PDFを作る単位: 注文ごと、顧客ごと、商品ごと、日付ごと
- 明細に出す列: 品名、SKU、数量、単価、金額、備考など
- 固定で出す情報: 会社名、住所、登録番号、振込先、注意書き
- ファイル名のルール: 注文番号、日付、顧客名をどう使うか
手作業で整理する場合の手順
まず、実際に使うCSVを1つ選び、PDFに出したい列へ印を付けます。次に、注文番号などのキーで並べ替え、どこからどこまでが1枚のPDFになるかを確認します。最後に、現在手で修正している箇所をメモします。PDFテンプレートは、その後に作った方が戻りが少なくなります。
小さく自動化できる部分
- CSV列名が想定通りかを最初にチェックする
- 注文番号やSKUの空欄、重複、表記ゆれを出す
- 明細行を注文単位にグループ化する
- 合計金額や数量の確認用CSVを別に出す
- PDF生成前に「作成予定件数」を表示する
注意点
PDFを自動生成しても、元CSVの内容が正しいとは限りません。金額、税区分、取引条件、帳票の法的要件は業務ごとに確認が必要です。この記事では帳票作成前の設計とデータ整理を扱い、税務や法務上の判断、取引先での受理を保証するものではありません。
相談前に整理しておくとよいこと
- 元CSVの出力元と、毎回変わる列の有無
- 作りたいPDFの種類と、現在使っている見本
- 1回あたりの件数と作業頻度
- 手作業で直している場所、間違えると困る場所
- 初回相談では、顧客情報や金額を含む実CSVの送付は不要です
参考にした公式情報
- Shopifyヘルプセンター: CSVファイルを使用した商品のインポートとエクスポート
- Shopify Help Center: Using CSV files to import and export products
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